Az adminisztratív folyamatok rövid (?) leírását találhatják itt. Remélhetőleg a leírás segít majd, hogy a különböző ügyintézések menetét világossá tegye. Az eddig tapasztaltakra építkezve jelentősen módosítottunk a szabályokon, ezért azoknak is érdemes újra átolvasni e levelet, akik a korábbi (novemberben körbeküldött) szabályrendszert alaposan megtanulták.

Alapvetően háromféle ügyintézés fordulhat elő a TÁMOP-4.2.2 projektben:

1. utazással kapcsolatos ügyintézés
2. személyi kifizetés
3. szolgáltatás, termék, vagy anyag megrendelése

Egyéb kifizetésekre jelenleg nem számítunk, ha mégis felmerülnek, azokat egyedileg fogjuk kezelni.

Mindhárom felsorolt ügyintézésről külön fejezetben olvashatnak az alábbiakban.

Általános észrevételek

Mivel a projekt elszámolhatósága szempontjából nekünk (projekt menedzsment) szigorúan követnünk kell a tervezett költségeket, ez elkerülhetetlen módon többlet adminisztrációt ró mindenkire, aki a projektben részt vesz. Ezt ellensúlyozandó igyekeztük úgy megalkotni a belső szabályokat, hogy az a lehető legkisebb terhet jelentse Önöknek. Mindezeken túl más adminisztratív feladatokat is átveszünk, ahogy az a későbbiekben látható. Így reményeink szerint nem fog fájdalmat okozni a projekttel kapcsolatos papírmunka.

Mindhárom ügyintézés vonatkozásában egy kifizetés indítólap kitöltését kérjük Önöktől. Mindhárom kifizetés indítólap esetében az alprojektvezető aláírásával kell igazolni, hogy a kapcsolódó költség a TÁMOP-4.2.2 projektben elszámolható. Az aláírt lapot (jellegéből fakadóan) papíralapon kell továbbítani a Mobil Innovációs Központba (Z. épület, 3. emelet). Mindhárom kifizetés indító tipikusan csak egyetlen oldal – ezt kérjük papíralapon egyetlen példányban az egyetemi bürokrácia igényein túl. Kifizetés indítást minden hónapban 1-e és 15-e között lehet leadni. A hónap második felében NEM! Aki szeretne kifizetést, az időben adja le az igénylőket.

Ha valaki amiatt aggódik, hogy elvész, nem intéződik, stb. a kifizetés indító, akkor hozzák be személyesen, vagy aláírókönyvvel, az igazolja, hogy mi átvettük. Amit mi átvettünk az (tudomásunk szerint) még nem veszett el.

Mivel egyetemi projektről van szó, minden esetben követnünk kell az egyetem belső szabályait. Ezért (az egyetemi polgárok számára megszokott) egyetemi ügymenet a projektben is érvényes. A közbeszerzés köteles áruk beszerzését a projekten belül is közbeszerzéssel kell megoldani. Így például az utazások esetében a repülőjegyek foglalását csak az arra felhatalmazott cégen (jelenleg Weco travelen) keresztül lehet intézni.

Utazással kapcsolatos ügyintézés

Utazás esetében meg kell különböztetnünk azokat, akik meg tudják hitelezni az utazás költségeit, ezért ráérnek utólag intézni a papírmunkát, illetve azokat, akiknek nincs erre pénzük, ezért jó előre, minimum három héttel az utazás megkezdése előtt elindítják a folyamatot. A pénztelen, ám a három hetes időtávon belül intézkedő utazók segítése sajnos túlmutat a lehetőségeinken. FIGYELEM! Csak az utazóknak és a szállásadóknak, vagy a Weco travelnek tudunk átutalni. Harmadik fél által (mert pl. csak neki volt AMEX kártyája) fizetett összeget téríteni nem tudunk! Tessék ezt is figyelembe venni.

Tipikusan ez történik egy utazás előtt:

1. az Utazó meghatározza, hogy hova, mikor és mivel akar utazni.

2. az Utazó lefoglalja repülő-/vonat-/buszjegyét (a Weco travelnél, csak turistaosztály/2. osztály számolható el), vagy megtervezi az autós itinerét (pl. viamichelinnel, vagy Google térképpel),
   

3. az Utazó lefoglalja szállását (pl. Interneten, vagy a Weco travelen keresztül, max. három csillagos hotel számolható el).

4. Összegyűjti az egyéb, projektben elszámolható költségeket (pl. konferencia részvételi díj, tömegközlekedés költségei, stb.)

Ha a fentiek megtörténtek, akkor minden tételről rendelkezésre áll egy elektronikus igazolás (e-mail, vagy PDF, egy képernyőkép, vagy akár egy szöveges jegyzet), amit az Utazó összegyűjt és később, mint kötelező mellékletet a kifizetés indító mellé csatolja.

A fenti lépések minden utazás esetében jellemzőek, legyen az ebben a projektben elszámolandó, vagy más forrásból fedezett. Innentől kezdődik a TÁMOP-4.2.2 rögös útja.

Az utazónak a következő extra lépéseket kell megtennie, akár az utazás előtt legalább három héttel, akár az utazás után a számlákkal a kezében:

1. Egy „Utazás kifizetés indító”-t (lásd csatolva, 3. számú melléklet) kell kitöltenie.

2. Felkeresi ezekkel az adatokkal az alprojektvezetőjét, hogy engedélyezi-e. Az alprojektvezetőnek ki kell nyomtatnia az „Utazás kifizetés indító”-t és alá kell írnia, amennyiben az utazást valóban indokoltnak tartja a projekt szempontjából.

3. Az „Utazás kifizetés indító”-t kinyomtatva és aláírva továbbítani kell a Mobil Innovációs Központba a kötelező mellékletekkel együtt.

4. Amint a papírmunka készen van, kollégánk jelzi Önöknek. Egy előre egyeztetett időpontban csak alá kell írniuk.

5. Az utazásból visszaérkezve a számlákat az adminisztratív asszisztensünkhöz kell eljuttatni (akit a papírdokumentáció aláírása során már megismertek), ő minden papírmunkát elvégez Önök helyett (azt is alá kell írni).

Az utazásoknál a repülőjegyen kívül, amit az utazási irodától kapunk, minden számlát az Utazó hoz magával. Valamennyi számla kizárólag a „BME, H-1111, BUDAPEST, MŰEGYETEM RKP. 3–9.” névre szólhat, csak ezeket tudjuk elszámolni a támogató felé. Ha nem ilyet kapunk, az utazónak saját hatáskörében kell gondoskodnia a számla kiegyenlítéséről, a projektiroda felelősséget nem vállal. Ezért mindenkinek ajánljuk, hogy a szállodából való távozáskor ellenőrizze, mit írtak a számlájára. Az is fontos szempont, hogy a pályázatban nem lehet szállodai étkezést elszámolni, ezért lehetőleg ne legyen rajta étkezési ktg, kizárólag az ott töltött éjszakák száma. Se internet használat, se szauna költség, se egyéb.

Szállás, konferenciarészvétel esetén érdemes proforma (előleg) számlát kérni, amire mi közvetlenül át tudjuk utalni az ellenértéket, így mindenkinek kevesebb lesz a gondja.

A fenti leírás a szokásos általános esetet taglalja, de az élet persze nem mindig ilyen egyszerű. A lenti Gy.I.K. a leggyakrabban előforduló kérdéseket tartalmazza. Minden további kérdésre is természetesen szívesen válaszolunk.

Gy.I.K.

K: Az utazás során a hitelkártyámmal fizettem, és a folyószámlámat vezető bank nem MNB árfolyamon váltotta forintra.

V: Kártyával fizetett tételek esetén célszerű bankszámlakivonatot is mellékelni, hogy az Ön valódi költségét utalhassuk át (és ne MNB árfolyam alapján határozzuk meg a forintban esedékes összeget). Ha Ön nem akarja, hogy látható legyen, a környező tételeket ki lehet húzni tussal.

K: Az utazás előtt nem történt igénybejelentés, az utazás után viszont szeretnék elszámolni a projekt terhére.

V: Ez semmi különösebb problémát nem vet fel, az utazás után, az elszámolással egyidejűleg kell a fenti ügymenetet elvégezni. Az „Utazási kifizetés indító”-t ugyanúgy ki kell tölteni ebben az esetben is, majd az I–V. lépéseknek megfelelően kell intézni. Ekkor persze nem ajánlati árak, hanem konkrét (fizetett) és számlával igazolt árak kerülnek dokumentációba.

K: Napidíjat el lehet számolni a projektben?

V: Nem. Napidíjat ebből a projektből nem fizethetünk. Ez nem jelenti persze azt, hogy az utazó nem kaphat napidíjat. Más forrásból a napidíj is fizethető. Ha más forrást is fel akarnak használni, akkor ezt jelezni kell az „Utazási kifizetés indító”-n és kollégánk annak megfelelően készíti el a szükséges iratokat.

K: Az utazásnak csak egy részét tudjuk fedezni a projektből, mert nincs akkora keretünk, amekkora kellene. Viszont egy másik forrásból fedezni tudjuk a maradékot.

V: Ha más forrást is fel akarnak használni, akkor ezt jelezni kell az „Utazási kifizetés indító”-n és kollégánk annak megfelelően készíti el a szükséges iratokat.

K: Az utazásnak csak egy részét tudjuk fedezni a projektből, mert nincs akkora keretünk, amekkora kellene és más forrásunk sincs.

V: Sajnos mi nem tudunk segíteni. Egyeztetni kell az alprojektvezetővel, hogy milyen egyéb lehetőségek vannak kari/HK szinten.

K: Az utazás végeztével kiderült, hogy több költségem volt, mint amennyit eredetileg terveztem (például a tömegközlekedési dolgozók sztrájkja miatt taxival kell a reptérre menni, vagy a szállás drágább lett, mint terveztük, stb.), de a projektben lévő szabad keret még fedezni tudja a különbözetet.

V: Nincs probléma. Ilyenkor utazási pótigény-bejelentésre van szükség. Az eredetileg tervezett és a valós költségek közötti különbözet vonatkozásában kell kitölteni egy új „Utazási kifizetés indító”-t, majd az I–VIII. lépéseknek megfelelően kell intézkedni.

K: A Weco travel azt írta, hogy csak egy napig tartják a repülőjegy foglalást. Mit tegyek?

V: Sajnos ez igaz, ezért gyorsan kell intézni a dolgokat. Vegyék figyelembe, hogy VIK Dékánjának is alá kell írnia a háttérben lévő dokumentumokat. Ez a beérkezéstől számított két napon belül történik meg biztosan. Tehát még a foglalás napján lehetőleg reggel jusson el hozzánk a kifizetés indító, illetve még aznap alá kell írnia a kiutazónak is! Rajtunk nem fog múlni...

K: A repülőjegy/szállás/stb. foglalást meg tudják oldani helyettem?

V: Sajnos nem. Az Utazónak (ismerve saját elfoglaltságait és igényeit) sokkal egyszerűbb ezeket a dolgokat intézni, így nem lenne értelme átvállalnunk a foglalással kapcsolatos feladatokat és nem is szeretnénk.

K: Túlságosan szorgalmas voltam: az egyetemi papírmunkát megcsináltam, pedig ahogy látom nem kellett volna.

V: Természetesen nem baj, de felesleges. A kitöltött adatlapok persze nem változtatják meg a folyamatot, az „Utazási kifizetés indító”-t ugyanúgy ki kell tölteni, az I–VIII. lépéseknek megfelelően kell intézkedni.

K: A szállodában a számla kiállításakor ragaszkodnak a szállóvendég nevének feltüntetéséhez, mit tegyek?

V: Ez nem jelent problémát. A BME-t (plusz cím) a név alá írva tökéletes lesz a számla. Tehát Ön is ragaszkodjon ahhoz, hogy azokat is ráírják.

K: A szállodai számlámon külön tételként szerepel a szállásdíj és a reggeli, és nem is tudnak más számlát adni. Most mi lesz?

V: Nagy probléma nincs, a reggeli összegét azonban nem tudjuk kifizetni a projektből. Azaz ha nincs más forrás, amelyből azt ki tudja fizettetni, akkor sajnos saját zsebből fogja fizetni.

Személyi kifizetések

Feltételezve, hogy az igénylő tudja: kit, milyen feladatra és milyen időintervallumra mennyiért szeretnének alkalmazni, el kell dönteni, hogy milyen típusú szerződést szeretnének kötni az illetővel. Személyi (bér jellegű) kifizetések lehetséges változatai:

1. kinevezés határozott időre (pl. a projekt futamidejére): közalkalmazotti státuszt jelent
2. keresetkiegészítés az időszak végén, egy összegben történő kifizetéssel: csak az egyetemen alkalmazottak részére köthető, az időszak végén, egy összegben érkezik a kiegészítés
3. keresetkiegészítés havi rendszerességgel történő kifizetéssel: csak az egyetemen alkalmazottak részére köthető, havonta a fizetéssel együtt érkezik a kiegészítés
4. megbízási szerződés az időszak végén, egy összegben történő kifizetéssel: elkerülendő a „bújtatott munkaszerződés”-nek nevezett kategóriát, ez a kifizetési mód preferált a következővel szemben. Lehetséges ennél a változatnál, hosszabb időszak esetén, 2–3 havi időszakra, teljesítés igazolással történő kifizetés.
5. megbízási szerződés havi rendszerességgel történő kifizetéssel: rövid 1–2 hónap időtartamra, nem ismétlődő jelleggel meghatározott munkára.
6. Hallgatói és doktorandusz szerződés: kizárólag hallgatói, vagy doktoranduszi jogviszonnyal rendelkezővel köthető. Ezért az egyes szemeszterek figyelembevételével kell a szerződés időtartamát megállapítani (maximum a szemeszter végéig szólhat a szerződés). Fontos tényező az is, hogy a hallgatói, doktorandusz szerződések megkötésével munkaviszony jön létre. Keletkezik tehát az alkalmazás időtartamára kivehető szabadságnap, ahogy egyébként táppénzre is jogosult. Ha a munkaviszonya megszűnik, kilépő lapot kell kiállítani és ezen feltüntetni a kivett ill. ki nem vett szabadságnapokat. Nem fizethető ki a ki nem vett szabadságnap után járó összeg a támogatásból, ezért úgy kell dokumentálni, mintha kivette volna az összes szabadságát.
7. felhasználási szerződés: csak a TDK, illetve egyéb tanulmányi versenyhez kötődő alkotások kifizetésére.

Fontos, hogy a doktorjelölteknek nincs hallgatói jogviszonya, ezért ők külső munkavállalóként kezelendők. Lehetséges szerződés típusok esetükben: megbízási szerződés, vagy a kinevezés határozott időre (az utóbbi a preferált).

Megbízási szerződést csak a projekt menedzsment előzetes jóváhagyásával és különlegesen indokolt esetben szabad kérni. A BME-s jogviszonnyal rendelkezők személyek számára megbízási szerződés nem köthető! A megbízási szerződéseknél kifizetés csak a teljesítés igazolás leadása után lehetséges.

A post-doc pozícióban csak (friss) PhD fokozattal rendelkező kollégát lehet alkalmazni. A pályázat tartalma miatt elsősorban a kinevezés forma preferált. Ha valakinek ezzel gondja van, akkor azt egyedi módon fogjuk kezelni.

Amint a Doktori Iskolában/szakkollégiumban/TDK kapcsán felmerül az alkalmazás igénye, definiálni kell, hogy kit (személyes adatok) milyen időszakra (időtartam), milyen típusú szerződéssel (kinevezés, megbízási szerződés, keresetkiegészítés, doktorandusz szerződés, hallgatói szerződés, stb., lásd fent), kinek az irányítása alatt (munkairányító személye) és mennyiért (bruttó bér) szeretnének alkalmazni. Ekkor:

1. Ki kell töltenie a „Munkavállalói adatlap”-ot (lásd csatolva, 6. számú melléklet), amely alapján a kollégánk ki tudja tölteni az egyetemi papírokat. Azon túl, a „Kifizetés indító személyi kifizetésekhez”-t (lásd csatolva, 4. számú melléklet) is ki kell tölteniük.

2. Felkeresi ezekkel az adatokkal az alprojektvezetőjét, hogy engedélyezi-e. Kinyomtatva és aláírva csak a „Kifizetés indító személyi kifizetésekhez”-t kell továbbítaniuk Jeney Gábornak (I. épület 4. emelet 450-es szoba). Az adatlap mehet elektronikusan az ihanicsek@mik.bme.hu címre.

3. A projektmenedzser jóváhagyása után az asszisztensünk a szerződést elektronikusan megírja, az elkészített anyagot elküldi a munkavállalónak/megbízottnak e-mailben.
4. A munkavállaló/megbízott a szerződéseket három példányban (megbízási szerződés esetében négy példányban) kinyomtatja és aláírja. A kötelező mellékletekkel (lásd később) behozza Hanicsek Ildikónak.

5. Ha hiánytalanul megvan minden kötelező melléklet és szerződés akkor átvesszük a csomagot. Nem kinevezés jellegű szerződés esetén a folyamat itt véget is ér az Önök szempontjából.

6. Kinevezés esetén a folyamat nem ér itt véget. A munkavállalónak sajnos nagyon sok helyet meg kell látogatnia az egyetemen és ezt nem tudjuk Önök helyett megcsinálni.

A személyi (bér jellegű) kifizetésekhez kapcsolódó további dokumentumok (kötelező mellékletek), amelyek az „A” épület számára szükségesek, ezért a megrendelőhöz kéretik csatolni:

1. Kinevezés esetén
1. erkölcsi bizonyítvány (ha már van, 30 napnál nem lehet régebbi). Az ügyintézés indításához a postai feladóvevény elégséges.
2. orvosi igazolás
3. végzettséget igazoló dokumentumok
4. Munkaköri leírás (lásd csatolva, 7. számú melléklet)
2. Megbízási szerződés esetén:
1. erkölcsi bizonyítvány (ha már van, 30 napnál nem lehet régebbi). Az ügyintézés indításához a postai feladóvevény elégséges.
2. igazolás a munkahelyről járulék megfizetéséről (nyomtatvány GMF honlapon megtalálható), BME alkalmazottak esetén természetesen nem kell. Amennyiben nincs főállású munkahelye, akkor csak a munkavállaló nyilatkozata kell (nyomtatvány GMF honlapon megtalálható).
3. Munkaköri leírás (lásd csatolva, 7. számú melléklet)
3. Hallgatói / doktorandusz szerződés:
1. orvosi igazolás
2. Munkaköri leírás (lásd csatolva, 7. számú melléklet)
4. Kereset-kiegészítés esetén:
1. Munkaköri leírás (lásd csatolva, 7. számú melléklet)

FONTOS!!! Csak az időben leadott szerződéseket tudjuk elkészíteni. Nem azért, mert gonoszak vagyunk, hanem azért, mert az „A” épület nem veszi át tőlünk a szerződéseket, ha azokat nem időben, az általuk meghatározott határidők tiszteletben tartásával küldtük el. Ezért a lenti határidőt tessék kőbevésettnek tekinteni, ezektől a jövőben eltérni nem tudunk (még ha korábban sikerült is néha). Határidők munkavégzésre irányuló szerződések esetén minden esetben a munkavégzés megkezdését megelőző 15 nap!

A munkavégzésre irányuló megbízási szerződések esetében a teljesítések igazolója a foglalkoztatott közvetlen munkairányítója (tipikusan a munkavállaló tanszékének vezetője, vagy a kar dékánja).

A személyi kifizetések esetében sajnos munkaidő nyilvántartást (lásd csatolva) is vezetni kell. Ezt se mi találtuk ki, hanem a támogató (akitől a pénzünk érkezik). Tudjuk, hogy a munkaidő nyilvántartás felesleges és értelmetlen adminisztráció, de a támogató ezt kéri tőlünk, ezért nekünk alkalmazkodnunk kell. Elnézést kérünk a nevükben is érte.

Mivel a ki nem vett szabadságnapokat meg kellene váltani (ki kellene fizetni), ám ez a projekt költségvetéséből nem finanszírozható, kéretik úgy intézni, hogy minden munkaidő nyilvántartást vezető kolléga vegye ki az összes szabadságát a munkaviszonya alatt.

A fenti leírás a szokásos általános esetet taglalja, de az élet persze nem mindig ilyen egyszerű. A lenti Gy.I.K. a leggyakrabban előforduló kérdéseket tartalmazza. Minden további kérdésre is természetesen szívesen válaszolunk.

Gy.I.K.

K:Elkerülhető-e a „Kifizetés indító személyi kifizetésekhez” formanyomtatvány használata?

V: Nem. Minden esetben szükséges ilyet írni.

K: Vannak kérdések a „Kifizetés indító személyi kifizetésekhez” formanyomtatványon, amit nem tudok megválaszolni. Kitörölhetem ezeket elegánsan?

V: Nem. Ha kérdés van, inkább hívja a projektmenedzsert.

K: A kollégám/titkárnőm megírta az alkalmazáshoz szükséges papírmunkát, mert már sokszor csinált ilyet. Segíti ez a Projektiroda munkáját?

V: Nem. A Kutatóegyetemi pályázat tapasztalatai alapján sokkal egyszerűbb, ha mi írjuk meg a szerződéseket, mert egy korábbi template alkalmazását több időbe telik észrevenni, mint megírni nulláról a szerződést. Ráadásul a „Kifizetés indító személyi kifizetésekhez” semmiképpen sem kerülhető meg, így Önöknek több munkájuk lesz és nem kevesebb.

K: A TÁMOP-4.2.2 projektre leszek kinevezve. Szeretném, ha helyettem végigjárnák azokat az egyetemi helyeket, amiket nekem kellene végigjárnom.

V: Negatív. Technikailag nem kivitelezhető és még ha az is lenne, akkor sem szeretnénk átvállalni.

K: Egy alkalmazottunkat szeretnénk kinevezéssel a TÁMOP-4.2.2 terhére alkalmazni. Eddig sokszor határozott idejű szerződést kötöttünk vele ezért most a törvényi szabályok szerint határozatlan idejű szerződést kellene kötnünk. Gondot okoz ez?

V: Nekünk nem. A TÁMOP-4.2.2 projektből természetesen csak a projekt végéig áll módunkban fedezni az illető bérét és járulékait, de ettől függetlenül köthető határozatlan idejű szerződés. A projektünk végeztével az adott szervezeti egységnek más forrásból kell megoldania a kapcsolódó költségek fedezetét, és mint a határozatlan idejű szerződéseknél ez követelmény, erről gondoskodnia is kell. Részben ez indokolja a „Kifizetés indító személyi kifizetésekhez” lapon található nyilatkozatot, amit az alprojektvezetőnek alá kell írnia.

K: Mit jelent az, hogy a szabadságokat úgy kell dokumentálni, mintha kivette volna?

V: Ezt a tanszéki adminisztráción tudják. Ha mégse, akkor tessék a projektmenedzsert keresni.

K: Miért nem vehetek fel megbízási szerződéssel valakit több hónapos időtartamra, havi rendszerességgel történő kifizetéssel?

V: Mert az ellenőrzések során ezt rejtett alkalmazásnak minősítik és problémánk származhat belőle. Nem is jelent semmilyen előnyt az ilyen típusú szerződés az alternatívákhoz képest, ezért kéretik tartózkodni tőle.

K: Post-doc státuszú munkatársunk esetében szóba sem jöhet a Projektiroda által preferált kinevezés. Mit tegyek?

V: Lépjen kapcsolatba a projektmenedzserrel.

K: Doktorjelölt vagyok kinevezéssel. Most akkor kell, vagy nem kell munkaidő nyilvántartást vezetnem?

V: Mindig KELL munkaidő nyilvántartás.

K: Alprojektvezető vagyok keresetkiegészítéssel. Most akkor kell, vagy nem kell munkaidő nyilvántartást vezetnem?

V: Mindig KELL munkaidő nyilvántartás.

K: Éppen a munkaidő nyilvántartásomat írom. Mennyi szöveget írjak be a „tevékenység” oszlopba?

V: A lehető legrövidebbet, ami leírja a lényeget. Pl. „XYZ konferencián vettem részt”, vagy „Kidolgoztam egy modellt a XYZ témához”, stb.

Szolgáltatás, termék, vagy anyag megrendelése

Ebben az esetben valahol (tipikusan valamelyik szakkollégiumban) felmerül a beruházási/beszerzési igény, amely a projekttervben is szerepelt. Definiálni kell, hogy mit (azonosító adatok) milyen célra (projektben meghatározott cél), mennyiért (nettó és bruttó ár) szeretnének vásárolni. Az utóbbi csak úgy definiálható, ha kérnek árajánlatot: a folyamat elindításához legalább három árajánlat (a közbeszerzési szabályok betartásával), vagy (csak szállás elszámolása esetén!) a meglévő számla kell. A folyamat gazdáját itt is igénylőnek fogjuk hívni. Az alábbi lépéseket kell végrehajtani:

1. Az igénylő kitölt egy „Beszerzés/szolgáltatás kifizetés indító”-t (lásd csatolva, 5. számú melléklet).

2. Felkeresi ezekkel az adatokkal az alprojektvezetőjét, és aláíratja vele a kifizetés indítót (lásd csatolva, 5. melléklet: Beszerzés/szolgáltatás kifizetés indító). Az alprojektvezető aláírva, papír alapon a kifizetés indítót továbbítja a MIK-be (Z. épület, 3. emelet) az összes árajánlatot mellékelve.

3. Az asszisztens a beszerzéshez kapcsolódó kötelező dokumentumokat (lásd később) bekéri. Ellenőrzi azok tartalmát (pl. a számlán helyesen szerepel-e a BME, megvan-e minden kötelező melléklet).

4. Ha igen, az asszisztens a szükséges adatokat rögzíti az MGR-ben. Intézkedik a számla átutalásáról.

5. Ha valami hiányzik, kollégánk felhívja Önöket és azt pótolniuk kell. Amíg hiányzik valamilyen dokumentum, addig nem lesz rendezve (kifizetve) a számla!

A beszerzett eszközök megrendelése a BME nevére történik, azaz a számlán, a vevő adatainál pontosan ennek kell szerepelnie:

Budapesti Műszaki és Gazdaságtudományi Egyetem,

1111 Budapest, Műegyetem Rkp. 3–9.

A beszerzett eszközök állományba vétele egy helyen, a projektszervezetnél történik. A megrendelő szervezeti egység részére történő átadásra a későbbiekben kerül sor.

Elképzelhető olyan eset, hogy a megvásárolni kívánt eszköz, szolgáltatás nem teljes összegét fizetjük a támogatási összegből. Már a kifizetés indító benyújtásakor jelezni kell, hogy részösszeg kifizetését kérik. Lehetőség szerint a számlát meg kell bontatni. Ha ezt nem lehet, mert egy egész valamiről van szó, akkor a projektre el nem számolható különbözetet az igénylő szervezeti egység előre utalványozza.

Beszerzéshez szükséges kötelezően csatolandó dokumentumok listája:

1. Az alprojektvezető által aláírt kifizetés indító.

2. Legalább három (vagy több) árajánlat.

3. A beszerezni kívánt eszköz/szolgáltatás megrendelésére irányuló megrendelő (ezen van dátum, és aláírás is! Valamilyen félreértés folytán bizonyos szakkollégiumok Vajta Dékán Úr aláírását szeretnék látni a megrendelőlapon. Ez így nem jó. Tessék megrendelni önállóan, az aláírt megrendelőlapot kérjük csatolni) és/vagy szerződés.

4. Szállítólevél (tárgyi beszerzés esetében. Átvevő a beszerzésért felelős). Szolgáltatás esetében a szállító által hitelesített cégkivonat csatolandó.

5. Átadás-átvételi jegyzőkönyv (átvevő a beszerzésért felelős, vagy alprojektvezető), vagy más teljesítés igazolás. Kérjük, hogy a megrendeléssel együtt szíveskedjenek a szállító felé az átadás-átvételi jegyzőkönyv iránti igényünket is jelezni, melyen mindkét fél – szállító és megrendelő – aláírását szerepeltetni kell.

6. Üzembe helyezési jegyzőkönyv, ha a szállítás és az üzembe helyezés időpontja más (aláíró a beszerzésért felelős).

7. A számla eredeti példánya, melyet az alprojektvezető szignál.

Az átadás-átvételi jegyzőkönyv, vagy a szállítólevél hiányában kizárólag előleg számla utalványozása lehetséges.

A fenti leírás a szokásos általános esetet taglalja, de az élet persze nem mindig ilyen egyszerű. A lenti Gy.I.K. a leggyakrabban előforduló kérdéseket tartalmazza. Minden további kérdésre is természetesen szívesen válaszolunk.

Gy.I.K.

K: Nem szeretnék „Beszerzés/szolgáltatás kifizetés indító”-t kitölteni, mert ez nekem macerás.

V: Sajnos muszáj. A „Beszerzés/szolgáltatás kifizetés indító” nekünk abban segít, hogy az egyes költséghelyek költekezéseit kontrollálni tudjuk, ezért megkerülhetetlen a használata. Azon számlák, amelyekhez nem kapcsolódik „Beszerzés/szolgáltatás kifizetés indító”, nem lesznek kifizetve.

K: Konferenciára utazom, de még nem intéztem repjegyet/szállást, az utazást később szeretném ügyezni. Tudom-e fizetni a konferencia részvételi díját ezzel a megrendelővel?

V: Igen.

K: Konferenciára utazom, és csak a szállást szeretném a pályázati forrásból rendezni. Tudom-e fizetni a szállást ezzel a megrendelővel?

V: Igen.

K: A projektben csak 120 ezer forintunk van, ezért a 150 ezer forintos tételt a szállító kérésünkre két számlán, 120 és 30 ezer forintot tüntetett fel. Jó ez így?

V: Ha a 120 ezer forintos tétel önállóan is bemutatható, akkor rendben van. A 120 ezer forintot a projekt állja, a 30 ezres tételt pedig tetszőleges más témaszámra (akár szakképzési forrásra) kell elszámolni.

K: A beszerzésünk értéke meghaladja a projektben tervezett szintet és csak egy számlánk van. Mit tegyünk?

V: Elsősorban jelezni kell a kifizetés indítón. Ezután követni kell az instrukcióinkat.

K: Négy millió forintot terveztünk egy beszerzésre, de megúsztuk 3,5 millióból. Felhasználható-e a maradék összeg valamire?

V: Sörözésre semmiképpen sem. De másra igen. Ha az elköltött összeg nem változik, vélelmezhetően a támogató sem fog tiltakozni, hogy több eszközt sikerült venni ugyanabból a pénzből.

K: A szállítónak küldött megrendelőre létezik template?

V: Igen! De nem kötelező azt használni. Igény esetén szívesen küldünk, tessék szólni.