Általános tudnivalók

A projektben csak olyan költség számolható el, ami nevesítve van a hatályos költségvetésünkben. Hogy mi van a hatályos költségvetésben? Minden doktori iskolában, illetve szakkollégiumban más. Az alprojektvezető tudja megmondani.

Folyóiratcikkek díjai (pl. oldaldíj) általában nem számolhatóak el.

Konferenciák elszámolhatósága

A konferenciákkal kapcsolatos költségek akkor számolhatóak el, ha az alábbi feltételek mindegyike teljesül:

1. Valóban szerepel a költségvetésben a vonatkozó költségnem.
2. Van még szabad keret.
3. A köszönetnyilvánítás a kért formátumnak (lásd lent, a csatolt fájloknál) megfelel.

FIGYELEM! A költségnem eléggé köti a kezünket. Pl. ha az "európai" jelző szerepel, akkor nem lehet tengerentúli utazást fizetni! Hasonlóképpen a "Hazai konferencia utazás"-ból nem lehet hazai szállást/regisztrációs díjat fizetni.

A konferenciapublikációk esetében az alábbi költségeket tudjuk téríteni:

1. A konferencia regisztrációs díja
2. A konferenciára utazás költsége
3. A konferencia szállás költsége

A konferencia regisztrációs díját általában lehet banki átutalással rendezni. Mi is el tudjuk utalni, így nem kell meghitelezni az utazónak. Ehhez egy előleg (proforma) számlára van szükségünk, amit a konferencia rendezők gond nélkül ki tudnak adni. Ha valaki mégis hitelezni szeretne, akkor utólag is el tudunk számolni.

A regisztrációs díj megfizetéséről kapunk számlát, ami természeténél fogva névre szól. A számlán mindenképpen a BME is szerepeljen (Budapest, 1111, Műegyetem rkp. 3--9)! Másképp nem tudjuk elszámolni.

A konferenciára utazás kapcsán elszámolható repülőjegy, vonatjegy, saját személygépkocsi és a helyi közlekedés költségei, mint pl. buszjegy. Logikusan a konferencia előtt lehet kiutazni és a konferencia végeztével vissza kell utazni, tehát nem indokolható, ha két héttel későbbre szól a jegy.

A szállással kapcsolatban: a konferencia helyszínéhez közeli, maximum három csillagos hotel számolható el. Ha a konferencia n napos, akkor maximum n+1 éjszaka számolható el. A szállásról kapott számlán ne legyen nevesítve a reggeli, mert azt nem tudjuk kifizetni. A nyugati szállodák általában rugalmasabbak, mint itthon a zöldséges, tessék megkérni őket, hogy ne legyen rajta.